Хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо? Тогда не используйте эти фразы

Электронная почта может стать находкой для взаимодействия с коллегами и партнерами по работе, но и в ней таятся определенные опасности, если вы допускаете употребление определенных фраз. Просмотр писем и ответ на них съедает огромный кусок рабочего времени большинства офисных работников, и многие из сообщений могут оказаться скорее раздражающими, нежели полезными.

Новости СМИ2

Если вы хотите убедиться, что ваши коллеги не морщатся недовольно, когда видят еще одно ваше письмо, убедитесь, что вы не используете некоторые отталкивающие фразы.

Ежегодный опрос пользователей Google-почты охватил более 1000 работников. Им был задан вопрос о том, как они используют электронную почту (как для работы, так и в личных целях), в том числе, как часто они проверяют свои почтовые ящики, как они относятся к получаемым сообщениям, и как они предпочитают взаимодействовать в офисе. Опрос показал, что участники проводят в среднем 3,1 часа в неделю, проверяя свою рабочую почту. И некоторые фразы их действительно раздражают и не вызывают желания отвечать на такие письма.

Когда участников попросили назвать самую раздражающую фразу в электронных письмах, 25 % ответили, что их более всего злят слова: «Не уверен, увидели ли вы мое последнее письмо». За этим последовали фразы типа «посмотрите мое последнее сообщение», «касательно нашего последнего разговора» и «есть ли какие-то сдвиги по этому вопросу?». По-видимому, людям действительно не нравятся электронные письма, которые посылаются вдогонку с целью ускорить события или прощупать почву. Некоторые из других фраз, которые раздражали людей, включали «извините, что еще раз дублирую свой мейл», «пожалуйста, подтвердите получение», «как было сказано ранее», «как обсуждалось» и «на всякий случай повторно прикрепляю документ».

Вывод очевиден: получателям не нравятся пассивно-агрессивные повторные и дублирующие сообщения с определенными фразами-триггерами, которые их отталкивают и не вызывают желания писать ответ. Итак, если вам не ответили на ваше электронное послание, это, вероятно, потому, что человек не хочет отвечать, а не потому, что он не видел ваше последнее сообщение. Это только подтверждает предыдущий вывод о том, к каким письмам люди относятся неблагожелательно. Например, специалисты по персоналу, опрошенные сайтом Glassdoor, также включили фразу «касательно моего последнего письма» в качестве примера непрофессионального общения. Они назвали это «пассивно-агрессивной и очень тонко завуалированной попыткой переложить на другого человека ответственность за проект, который застопорился».

Итак, если вы хотите результативного взаимодействия, лучше звучать уверенно, чётко и понятно в ваших письмах, а не быть пассивно-агрессивным и неконкретным.

И еще: если вы отправляете письмо кому-то, кого вы не знаете, пожалуйста, не используйте фразы «вниманию заинтересованных лиц» или «тому, кого это может касаться». По мнению экспертов, это чересчур формально и безлично. Конечно, это не значит, что вам нужно обращаться к получателю со словами «Йоу, чувак!», но вы вполне можете придерживаться нейтрального «Добрый день, [имя]». Flytothesky.ru